Excelで重複データを削除・色付けして確認する方法

Excelで重複データを削除・色付けして確認する方法について、原因を切り分けながら直す方法を解説します。

画面やメニューの名称は、Windows版のExcel for Microsoft 365・Excel 2024を基準にしています。

 

最初に確認したい結論

削除前に条件付き書式で重複を色付けし、確認後に「重複の削除」を使うと誤削除を防ぎやすくなります。

大切なファイルを操作するときは、先にコピーを作成してから対処してください。

 

主な原因

同じ氏名でも別人の場合があるため、1列だけを基準に削除すると必要な行まで消える可能性があります。

重複の削除は選択範囲を直接変更するため、実行前の確認が重要です。

前後の空白や全角・半角の違いがある値は、見た目が同じでも別データと判定されることがあります。

 

対処方法

 

条件付き書式で重複を色付けする

1. 確認したい列または表を選択します。
2. 「ホーム」タブの「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」、「重複する値」を選びます。
3. 色を指定して、どの値が重複しているか確認します。

 

重複する行を削除する

1. 見出しを含む表全体を選択し、「データ」タブの「重複の削除」をクリックします。
2. 先頭行が見出しの場合は「先頭行をデータの見出しとして使用する」を確認します。
3. 重複判定に使う列へチェックを入れ、削除件数を確認します。

 

空白や表記ゆれを整える

1. 余分な空白が疑われる場合はTRIM関数で整形した列を作ります。
2. 全角と半角、ひらがなとカタカナなどの表記を統一します。
3. 整形結果を確認してから重複判定をやり直します。

 

作業するときの注意点

削除操作の直後ならCtrlキーとZキーで戻せますが、保存して閉じた後は簡単に戻せません。

氏名だけでなく電話番号や会員番号など、複数列を組み合わせて判定すると安全です。

 

まとめ

削除前に条件付き書式で重複を色付けし、確認後に「重複の削除」を使うと誤削除を防ぎやすくなります。

一度に複数の設定を変えず、原因になりそうな項目を一つずつ確認すると元に戻しやすくなります。