Outlookで署名を作成・自動挿入する方法について、原因を切り分けながら対処する方法を解説します。
Outlookには新しいOutlook、従来のOutlook、Web版があり、使用する画面によって設定場所が異なります。
最初に確認したい結論
署名設定でアカウントごとに署名を作り、新規メールと返信・転送への既定動作を指定します。
この記事の主な対象は、新しいOutlookと従来版の両方です。
主な原因
新しいOutlookでは設定のアカウント内、従来版ではメールオプションから設定する。
複数アカウントでは署名の割り当て先を間違えやすい。
画像を多用した署名は受信環境で崩れたり迷惑判定へ影響したりする。
最初に行う確認
ブラウザーで同じメールアカウントを開ける場合は、Web版でも同じ症状が出るか確認してください。
Web版では正常ならOutlookアプリ側、Web版でも同じならアカウントまたはメールサーバー側の可能性が高くなります。
作業前に未送信メールや必要なデータを保存し、会社や学校の端末では管理者の方針を優先してください。
対処方法
対処1：署名設定を開き、氏名や連絡先を入力して保存します
- 署名設定を開き、氏名や連絡先を入力して保存します。
- 画面に表示されたエラーや通知があれば、内容を記録してから次へ進みます。
対処2：対象アカウントを選び、新規メールと返信・転送の既定署名を指定します
- 対象アカウントを選び、新規メールと返信・転送の既定署名を指定します。
- 設定を変更した後は、一度Outlookの画面へ戻って反映されたか確認します。
対処3：自分宛てにテスト送信し、パソコンとスマートフォンで表示を確認します
- 自分宛てにテスト送信し、パソコンとスマートフォンで表示を確認します。
- 自分宛てのテストメールやテスト予定を使い、期待した動作になったか確認します。
新しいOutlookと従来版で画面が違う場合
画面左上に「ファイル」タブがある場合は、主に従来のOutlookを使用しています。
右上の歯車から多くの設定を開く画面では、新しいOutlookまたはWeb版の手順を確認してください。
新しいOutlookで項目が見つからない場合は、従来版だけの機能または組織で制限された機能の可能性があります。
対処するときの注意点
パスワード、二段階認証コード、機密メールの内容を第三者へ伝えないでください。
データファイルやアカウントを削除する操作は、保存場所とバックアップを確認してから実行してください。
まとめ
署名設定でアカウントごとに署名を作り、新規メールと返信・転送への既定動作を指定します。
一度に複数の設定を変えず、確認結果を見ながら一つずつ対処すると原因を特定しやすくなります。