Outlookで自動返信を設定する方法について、原因を切り分けながら対処する方法を解説します。
Outlookには新しいOutlook、従来のOutlook、Web版があり、使用する画面によって設定場所が異なります。
最初に確認したい結論
対応アカウントでは自動返信画面から期間と社内外のメッセージを設定します。
この記事の主な対象は、新しいOutlookと従来版の両方です。
主な原因
Microsoft 365やExchangeではサーバー側の自動返信を利用できる。
IMAPやPOPでは同じ自動返信機能が表示されない場合がある。
社外向け返信に不在期間や個人情報を書きすぎると安全上の問題になる。
最初に行う確認
ブラウザーで同じメールアカウントを開ける場合は、Web版でも同じ症状が出るか確認してください。
Web版では正常ならOutlookアプリ側、Web版でも同じならアカウントまたはメールサーバー側の可能性が高くなります。
作業前に未送信メールや必要なデータを保存し、会社や学校の端末では管理者の方針を優先してください。
対処方法
対処1：自動返信設定を開き、開始日と終了日を指定します
- 自動返信設定を開き、開始日と終了日を指定します。
- 画面に表示されたエラーや通知があれば、内容を記録してから次へ進みます。
対処2：社内向けと社外向けの文章を分け、緊急連絡先を必要な範囲で記載します
- 社内向けと社外向けの文章を分け、緊急連絡先を必要な範囲で記載します。
- 設定を変更した後は、一度Outlookの画面へ戻って反映されたか確認します。
対処3：設定後に別アカウントからテストし、終了日時も確認します
- 設定後に別アカウントからテストし、終了日時も確認します。
- 自分宛てのテストメールやテスト予定を使い、期待した動作になったか確認します。
新しいOutlookと従来版で画面が違う場合
画面左上に「ファイル」タブがある場合は、主に従来のOutlookを使用しています。
右上の歯車から多くの設定を開く画面では、新しいOutlookまたはWeb版の手順を確認してください。
新しいOutlookで項目が見つからない場合は、従来版だけの機能または組織で制限された機能の可能性があります。
対処するときの注意点
パスワード、二段階認証コード、機密メールの内容を第三者へ伝えないでください。
データファイルやアカウントを削除する操作は、保存場所とバックアップを確認してから実行してください。
まとめ
対応アカウントでは自動返信画面から期間と社内外のメッセージを設定します。
一度に複数の設定を変えず、確認結果を見ながら一つずつ対処すると原因を特定しやすくなります。