Microsoft Teamsでは、チャットやチャネルへファイルを添付したり、OneDriveのリンクを共有したりできます。チャットのファイルはOneDrive for Business、チャネルのファイルはSharePointへ保存されるのが基本です。
ファイルを送る前に、共有相手とアクセス権を確認しましょう。
チャットでファイルを共有する
- 共有する相手とのチャットを開きます。
- メッセージ入力欄の添付ボタンを押します。
- デバイスまたはOneDriveからファイルを選びます。
- 必要な説明を入力して送信します。
送信後はチャット上部の「共有」タブなどから確認できます。
チャネルでファイルを共有する
チームのチャネルを開き、投稿へファイルを添付するか、上部の「共有」タブへアップロードします。チャネルに所属するメンバーが共同編集しやすい方法です。
機密ファイルは、標準チャネル・プライベートチャネルなど公開範囲を確認してください。
チャットとチャネルの保存先の違い
- 1対1・グループチャット：送信者のOneDrive for Business
- チャネル：チームに対応するSharePointサイト
保存先の仕組みはMicrosoft公式のTeams内ファイルストレージで確認できます。
リンクのアクセス権を設定する
OneDriveから「共有」または「リンクをコピー」を選び、閲覧のみ、編集可能、特定のユーザーなどを指定します。リンクを転送された人まで開ける設定になっていないか確認します。
組織外共有が禁止されている場合は、管理者の設定変更が必要です。
共有できない・相手が開けない場合
- 相手が正しいアカウントでサインインしているか
- ファイル名に使えない文字がないか
- 容量や種類が組織で制限されていないか
- OneDriveやSharePointの空き容量があるか
- リンク権限に相手が含まれているか
削除と復元の場所を確認する
チャットのメッセージから添付表示を消しても、OneDrive上の元ファイルが残る場合があります。チャネルファイルを削除した場合はSharePointのごみ箱を確認します。
基本の共有手順はMicrosoft公式のTeamsでファイルを共有する方法を参照してください。
まとめ
Microsoft Teamsでファイルを共有する方法では、設定を一度に大きく変えず、現在のアカウント、デバイス、権限を確認しながら影響の少ない方法から順番に試します。
Microsoft Teamsは継続的に画面や機能が更新され、会社・学校では管理者ポリシーも適用されます。項目が表示されない場合はアプリを最新版へ更新し、開催者またはIT管理者へ確認してください。